Es begann im Büro

Klaus fragt mich: “Na wie sieht es mit dem Newssystem aus?”
Und ich antworte ihm: “Wir haben jetzt die Anwendungsfälle für die erste Version beschrieben. Im Moment sind wir am Evaluieren ob wir eine Eigenentwicklung durchführen wollen, oder ob wir das Newssystem mit WordPress oder BuddyPress erstellen wollen.”
Klaus zieht zufrieden ab und beginnt noch im Treppenhaus zu überlegen.
“Wenn wir das Newssystem auf BuddyPress aufsetzen, dann haben wir alle anderen Funktionen wie Gruppenmitteilungen inklusive. Das ist echt cool!”

Der Weg zum Kunden

Er läuft aus dem Haus hinaus und setzt sich in sein Auto um zum Flughafen zu fahren.
“Das Coole an der Gruppenmitteilung ist, dass wir damit auch die Kommunikation innerhalb der Firma verbessern können. Das bedeutet wir können jedes mal, wenn Redakteur eine News eingegeben hat, seine News zum Übersetzerbüro senden.”
Klaus kommt im Flughafen an und setzt sich in den Flieger.
“Wenn das Übersetzungsbüro die News online erhält könnten wir doch schnell noch eine Preview erzeugen mit der die News in die jeweilige Sprache übersetzt wird. Wir können dazu das neu erstellte, coole Übersetzungsprogramm modifizieren und die Qualität der Übersetzung deutlich erhöhen!”

Am Zielort

Er trifft sich am Flughafen mit seinem Kunden.
Sie reden über Dinge mit denen man halt mit seinen Kunden so redet.
Plötzlich kommt die Frage des Kunden:
“Klaus, ich habe gelesen, dass ihr an einem Newssystem arbeitet. Was für besondere Features wird es denn aufweisen?”
Und jetzt macht Klaus einen klitzekleinen Fehler.
“Das Newssystem kann eine vom Redakteur geschriebene Nachricht direkt mit dem neuen, coolen, Übersetzungsprogramm in eine andere Sprache übertragen und dann direkt zum Übersetzungsdienst als Vorlage liefern. Damit spart ihr, schätze ich einmal, über 30% an Übersetzungskosten ein!”
Der Kunde überlegt kurz und fragt:
“Könnten wir damit nicht auch übersetzte Bestellungen auslösen und somit das Newssystem für Auslandsbestellungen verwenden?”
Klaus grübelt kurz:
“Wenn wir die Artikelnummern, Beschreibungen usw. mit angeben, dann könnten wir doch gleich noch die Lieferanten und deren Sprachen mit angeben. Dann würden die übersetzten Texte direkt an den Lieferanten ausgeliefert und die Fehlerquote bei der Bestellung würde sich reduzieren.”
Der Kunde ist mehr als zufrieden und will das Wunderwerkzeug haben.

Wieder zuhause

Klaus kommt nach Hause und trommelt uns zu einer Planungssitzung zusammen.
“Also passt mal auf. Ich habe mir überlegt, dass wir die Mitteilungsfunktion so umbauen, dass wir die übersetzten Texte direkt zum Lieferanten schicken. Damit können wir ein Bestellsystem erstellen, dass sofort die Texte übernimmt und somit die Bestellungen kostengünstig und effizient auslöst. Cool oder? Wie lange braucht ihr noch dafür?”
Unser Entwicklungsteam ist ziemlich irritiert.
Ich frage ihn:
“Klaus, was hast du getan?”
“Ich habe das Newssystem ein wenig aufgemotzt und ergänzt. Wir setzen einfach auf den bestehenden Funktionalitäten auf und generieren so ein Bestellsystem der Superklasse!”
Es hat ca. zwei Stunden gebraucht, um Klaus davon zu überzeugen dass er einen kleinen Gedankensprung vollzogen hat.

Was ist geschehen?

Ok, Klaus hat ein Werkzeug verkauft, für das wir noch mindestens zwei Jahre Entwicklungszeit benötigen.
Er hat auf einem gedanklichen Konstrukt aufgesetzt und seine Ideen darauf basieren lassen. Dann hat er auf seinem Hirngespinst noch ein Hirngespinst aufgebaut und dieses an den Kunden verkauft.

Wieso ist das passiert?

Es gibt manchmal Menschen, wie Klaus, die eine Idee aufnehmen und daran weiterdenken. Im echten Betrieb hat eine Software bereits existiert und die betroffene Person hat auf diese Software gedanklich eine weitere Funktion aufgesetzt. Als er beim Kunden war, hat er diese Idee wieder aufgenommen und auf die noch nicht vorhandene Software eine Weitere aufgesetzt.
Visionäre sind cool und werden gebraucht.
Wichtig ist jedoch, dass diese Visionäre sich darüber im Klaren sind, was sie da so betreiben.
Wenn sie ohne Filter und ohne Schutz auf die Kunden losgelassen werden, dann kann es hinterher für die jeweilige Firma ziemlich schwierig werden zu liefern.
Der einzige Schutz für dich, als Entwicklungsleiter, ist deine Spezifikationen wirklich aufzuschreiben und auch nur diese zu erzählen. In diesem Fall habe ich keine Unwahrheiten erzählt und ich habe auch keinen Fehler mit dem Marketing gemacht. Ich habe einfach nur den Status erzählt.
Eventuell hilft es, deinen Klaus hin- und wieder anzurufen und zu fragen an was er gerade denkt und was er dem Kunden erzählt. Häufig kannst du ihn dann vorab ein wenig bremsen.

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In der Kantine

Gott sei dank hat unsere Firma eine eigene Kantine!
Was ich absolut schätze ist die Möglichkeit mittags mal ein Tablett zu schnappen, ein paar Minuten den Kopf zu leeren und vor allem den Bauch zu füllen.
Da mein Studium noch nicht lange genug vorbei ist (so schlappe zehn oder fünfzehn Jahre oder so) bin ich immer noch gegen Mensaessen immun.
Jaja, in der IT muss man immer schnell Neues lernen und Altes vergessen. Beim Essen ist es manchmal besser Altbewährtes beizubehalten. Zumindest so lange man es irgendwie gesundheitlich hinbekommt…
Hinter mir in der Reihe steht Günther, einer unser Marketingmenschen. Wir kommen so ins Gespräch:
“Hi Roland, na wo verpulverst du gerade unser Geld?”
“Ich darf im Moment mit Hanne und Fred, die fachlichen Anwendungsfälle zu erstellen für ein Newssystem erstellen.”
Günter schaut mich mit leuchtenden Augen an.
“Ah, ihr habt also schon ein Projekt gestartet. Das klingt ja super interessant.”
“Nein nein, wir haben noch kein Projekt, wir sind in der Vorstudie. Der Boss hat uns dafür zwei Monate Zeit gegeben.”
Da eine zweimonatige Vorstudie mit drei Analysten eine relativ ungewöhnlich großzügige Investition ist, bin ich im Moment extrem begeistert.
Günther und ich sammeln unser Essen ein und setzen uns ans Fenster. Die Frühlingssonne ist schon richtig warm, die Bäume schlagen um sich (oder aus) und die Welt ist schön.
Ich sage zu Günther:
“Es ist echt eine super Sache, dass wir so viel Zeit für unsere Vorstudie bekommen und wir wirklich fundiert den Rahmen unseres Projektes festlegen können. DANKE BOSS! Du bist ein Held!”
Günther schiebt sich eine Bratkartoffel in den Mund und grübelt ein wenig.
“Um was geht es denn in eurer Vorstudie genau?”
“Wir wollen ein neues Newssystem erstellen mit dem die Redakteure parallel über der ganzen Welt verstreut neue News eintragen können. Die Oberfläche wird deutlich einfacher und effizienter zu bedienen sein wie die Vorgänger. Überall, wo Daten aktualisiert werden, werden diese direkt auf dem Webclient angezeigt. Du brauchst also keinen Refreshbutton mehr zu drücken.
Auf für den Endanwender wird es deutlich interaktiver. Falls sich im Betrieb eine News ändert, wird dies sofort angezeigt.”
Günther ist begeistert und wirft fast seinen Teller vom Tablett.
“Das ist ja toll! Mit so einem System können wir unsere großen Kunden ausstatten und rennen der Konkurrenz davon! Super!”
“Naja, wenn wir das System fertig haben, kann es gut werden. Aber lass uns erst einmal die Vorstudie abwarten. Wir müssen erst einmal herausfinden ob es so klappen kann.”
Günther nickt und wir reden über ein paar andere Dinge, wie z.B. die Aktivitäten am nächsten Wochenende.
Ich geh zurück zu meiner Vorstudie und denke mir nichts böses.

Drei Tage später

Wir haben am Eingang der Firma einen großen Monitor der die aktuellen Trends und Aktivitäten der Firma anzeigt.
Weiterhin haben wir einen Ständer mit Flyern, bei denen sich unsere Kunden bedienen können.
Ich staune nicht schlecht, dort auf dem Bildschirm zu sehen, dass unsere Firma ein Newssystem mit verbesserter Interaktion erstellt hat.
Die Flyer beschreiben ein System, dass dem aus unserer Vorstudie sehr nahekommt.
Ich geh zu meinem Boss und frag ihn:
“Sag mal, gibt es schon ein Projekt, dass ein Newssystem erstellt?”
Der Boss schüttelt den Kopf.
“Irgend so ein Schwachkopf hat mit unserem Marketing gesprochen. Die haben Geld gewittert und haben eine große Kampagne gestartet. Wir sitzen ziemlich tief im Mist.
Unsere Geschäftsleitung möchte, dass wir unser Newssystem jetzt schnell erstellen. Die Vorstudie muss beendet werden. In drei Monaten muss ein Produkt auf der Straße verteilt werden.”

Oh Schreck!

Da war sie, die Vorstudie.
Und ich kenne den Schwachkopf auch ziemlich gut.
An dem Tag wusste ich, was mein BWL-Prof damit gemeint hat, man soll nie blauäugig ins Business gehen. Ich habe blaue Augen und mein loses Mundwerk hat mich und mein Team um die Vorstudie gebracht.

Fazit

Erstelle immer eine Stakeholder Liste. Schau genau mit wem du redest. Leute, wie Marketingmenschen, sind sehr gefährlich.
Sie können sehr einfach falsche Schlüsse ziehen und damit dein Projekt gefährden oder gar vernichten.
In Firmen ist die Gerüchteküche normalerweise schneller als die Lichtgeschwindigkeit. Wenn du sie auch noch anheizt, dann kollabiert das System sehr schnell.

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Wie habe ich mir die Projektleitergeschichte vorgestellt?

Ich möchte zu verschiedenen Problemstellungen, wie Beispielsweise das Leiten eines Workshops oder Kommunikation im Projekt, jeweils eine kurze und hoffentlich lustige Geschichte schreiben.
Immer am Ende der Geschichte gibt es dann ein Fazit, bei dem ich auf die nicht so perfekt gelaufenen Einzelheiten eingehe.
Falls einige der Geschichten weit hergeholt klingen, ich habe sie wirklich in verschiedenen Projekten exakt so erlebt.
Hoffentlich macht euch das Lesen ein wenig Spaß und ihr könnt mit den Fazits der einzelnen Artikel etwas anfangen!

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